APOJO Privacyverklaring Personeel

1.Wat is het doel van deze verklaring

In de Privacyverklaring Personeel wil APOJO als werkgever heldere en transparante informatie geven over hoe het omgaat de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de arbeidsrelatie tussen u en APOJO. In deze Privacyverklaring informeert APOJO u daarom over diverse onderwerpen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Dit gebeurt in naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) dat sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in naleving van de Kaderwet Bescherming Persoonsgegevens dat sinds 5 september 2018 van toepassing is op de verwerking van uw persoonsgegevens.

2.Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze verklaring wordt verstaan onder:

  • Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen;
  • Derde: elke persoon die geen cliënt of medewerker is van APOJO;
  • Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
  • Verwerker: Diegene die in opdracht van APOJO persoonsgegevens verwerkt.
  • Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer APOJO voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie.

3.Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Als uw werkgever verwerkt APOJO in de rol van verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens. APOJO respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Kaderwet worden verwerkt.

4.Wie kan u contacteren voor meer informatie

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met:

APOJO:

Verwerkingsverantwoordelijke: Harry Van de Schoot
Adres: Langdorpsesteenweg 2 3200 Aarschot
Ondernemingsnummer: 0411 972 262
Telefoonnummer: 016565675
e-mailadres: cpi@apojo.be
Website: www.apojo.be

DPO APOJO

APOJO
DPO: Paul Léonard
E-mailadres: dpo@trede.be

5.Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De persoonsgegevens die APOJO onder meer van u verwerkt zijn:

  • Rijksregisternummer;
  • voor- en achternaam;
  • adresgegevens; 
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • geboorteplaats
  • diploma’s
  • e-mailadres(sen); 
  • telefoonnummer(s);
  • bankrekeningnummer;
  • of u een partner heeft en zijn of haar gegevens;
  • of u kinderen heeft en zijn of haar of hun gegevens;
Deze persoonsgegevens heeft APOJO bij u zelf verzameld. Indien APOJO voornemens is persoonsgegevens over u te verkrijgen via een derde, zal APOJO u daarover aanvullend en conform de geldende wet- en regelgeving informeren.

6.Welke zijn de doeleinden van verwerking

APOJO verzamelt uw persoonsgegevens primair om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die APOJO met u gesloten heeft. Verwerking geschiedt met name in de personeelsadministratie, loonadministratie, verzuimregistratie, ICT-systemen.

De doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens door APOJO zijn als volgt:

  • contact met u te leggen en onderhouden (persoonlijk, per post, telefonisch, per e-mail);
  • een juiste personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer voeren; 
  • als werkgever te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van uw salaris, het verstrekken van loonstroken, jaaropgaven en het formulier voor de aanvraag van een syndicale premie, het bewerkstelligen van een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen;
  • als werkgever te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen rondom verzuim en re-integratie, belastingbetaling, betaling van het juiste salaris, deelname aan een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds of met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele subsidies;
  • u toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van APOJO;
  • u te informeren over ontwikkelingen binnen APOJO;
  • ter waarborging van de veiligheid van u, andere personen en goederen;

APOJO verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Als APOJO voornemens is uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal APOJO contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Dit zal gebeuren vóór een eventuele verdere verwerking, waarbij de informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie met u zullen worden gedeeld.

7.Welke zijn de rechtsgronden voor verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Uitvoering (arbeids-)overeenkomst
In een groot deel van de gevallen verwerkt APOJO uw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan uw arbeidsovereenkomst.

Voldoen aan wettelijke plicht
In een groot deel van de gevallen verwerkt APOJO uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op APOJO rust.

Belangenafweging
Daarnaast is de verwerking van uw persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van APOJO of van een derde. In dat geval beoordeelt APOJO of uw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt APOJO uw persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.
In geval de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, zal APOJO u hierover informeren en de relevante gerechtvaardigde belangen vermelden.

Toestemming
Als Apojo persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.leid, toegangsbeperking,..);

8.Welke zijn de gevolgen van niet verstrekken van persoonsgegevens

APOJO zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door APOJO verwerkt moeten worden op grond van:
  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of; -
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.
In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat – indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken – APOJO hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

9.Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard

APOJO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verstrekt en in lijn met de geldende wettelijke bewaartermijnen.
Wanneer uw persoonsgegevens voor de genoemde doelen (zie punt 6.) niet meer relevant zijn, zal APOJO deze verwijderen of vernietigen.

10.Wie ontvangt uw persoonsgegevens

APOJO wisselt uw persoonsgegevens uit met anderen. Dit betreft onder meer de volgende ontvangers:

  • het extern loonsecretariaat Acerta;
  • de verzekeraar KBC;
  • het pensioenfonds KBC;
  • de belastingdienst; 

Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, zal APOJO met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afsluiten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

11.Worden persoonsgegevens doorgegeven naar een derde land buiten de Europese Unie

Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

12.Hoe beveiligen we uw gegevens

APOJO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of vertrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.
Zonder volledig te zijn, worden o.a. de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

  • alle personeelsleden die namens APOJO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding;
  • nodige beveiligingssoftware wordt gebruikt (virus scanner, firewall) 
  • back-ups worden aangemaakt;
  • onze personeelsleden worden via bewustmakingscampagnes geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • we hanteren veiligheidsrichtlijnen (wachtwoordbeleid, toegangsbeperking,..);

13.Welke zijn uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe:

  • het recht op inzage en kopie;
  • het recht op verbetering;
  • het recht op gegevenswissing;
  • het recht op beperking van de verwerking;
  • het recht bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
  • het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Indien u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat APOJO niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.
Binnen een maand nadat APOJO een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van u heeft ontvangen, zal APOJO u informeren. Daarbij zal APOJO aangeven of en hoe aan uw verzoek gevolg gegeven en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan APOJO de reactietermijn van een maand verlengen. APOJO zal in dat geval binnen één maand aan u kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.

14.Bij wie kan u klacht indienen

Het kan zijn dat u, ondanks de zorgvuldige aanpak van APOJO, een klacht heeft over de wijze waarop APOJO uw persoonsgegevens verwerkt en/of met uw rechten omgaat.
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
Gelieve je klacht via e-mail of per post te richten aan:

APOJO t.a.v. Harry Van de Schoot
Herseltsesteenweg 35
3200 Aarschot
cpi@apojo.be
Paul Léonard
dpo@trede.be

U hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

15.Wijziging Privacyverklaring Personeel

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden tijdig aan u bekendgemaakt via bericht.

Laatst bijgewerkt: December 2018

Onze vestigingen:

Apojo Wonen

Herseltsesteenweg 35
3200 Aarschot
016 565 675
wonen@apojo.be

Apojo Actief

Poortveldenplein 5
3200 Aarschot
016 565 675
actief@apojo.be

Apojo aan Huis

Langdorpsesteenweg 21
3200 Aarschot
016 572 746
aanhuis@apojo.be
Apojo vzw
Langdorpsesteenweg 2
3200 Aarschot
016 565 675
info@apojo.be
BE 0411.972.262