Privacyverklaring Sollicitanten     

1.Wat is het doel van deze verklaring

Apojo vzw hecht veel belang aan uw privacy. In deze Privacyverklaring Sollicitanten wil Apojo vzw heldere en transparante informatie geven over hoe het omgaat met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van rekruterings- en selectie activiteiten. In deze Privacyverklaring informeert Apojo vzw u daarom over diverse onderwerpen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Dit gebeurt in naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) dat sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in naleving van de Kaderwet Bescherming Persoonsgegevens dat sinds 5 september 2018 van toepassing is op de verwerking van uw persoonsgegevens.

2.Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze verklaring wordt verstaan onder:

  • Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen;
  • Derde: elke persoon die geen medewerker en cliënt is van Apojo vzw; 
  • Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
  • Verwerker: Diegene die in opdracht van Apojo vzw persoonsgegevens verwerkt.
  • Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer Apojo vzw voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie. 

3.Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens

In de rol van verwerkingsverantwoordelijke verwerkt Apojo vzw uw persoonsgegevens. Apojo vzw respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Kaderwet worden verwerkt.

4.Wie kan u contacteren voor meer informatie

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met:

DPO Apojo vzw

Apojo vzw
DPO Adres:DPO tRede Tervuursesteenweg 295 3001 Leuven (Heverlee)

E-mailadres: dpo@trede.be

5.Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De persoonsgegevens die Apojo vzw onder meer van u verwerkt zijn:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, geslacht, geboorteplaats , foto (indien u ons deze vrijwillig bezorgt),..
  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer en e-mailadres
  • CV en begeleidende motivatiebrief
  • Gegevens die toelaten te beoordelen of uw kandidatuur in aanmerking komt voor een bepaalde functie: diploma’s, gevolgde opleidingen, talenkennis, stages, uw professionele ervaring, referenties, eventuele persoonlijkheidstesten 

6.Welke zijn de doeleinden van verwerking

We gebruiken jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke bepalingen en voor de volgende doeleinden: -

  • voor wervings- en selectiedoeleinden voor de vacatures waarvoor je solliciteert; -
  • wanneer de sollicitatie tot een selectieprocedure leidt, maken we een profiel van je op, om je sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving;
  • voor het leggen van contacten met je
  • voor het beantwoorden van je vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie

Apojo vzw verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Als Apojo vzw voornemens is uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal Apojo vzw contact met u opnemen om u de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking.

7.Welke zijn de rechtsgronden voor verwerking

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal een rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

-Toestemming

De rechtsgrond toestemming is van toepassing indien u vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming aan Apojo vzw heeft gegeven om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Als Apojo vzw persoonsgegevens verwerkt op basis van de door u verleende toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Indien verwerking uitsluitend plaatsvindt op basis van de door u verleende toestemming, dan mag er, nadat u uw toestemming heeft ingetrokken, geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

-Belangenafweging

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Apojo vzw of van een derde. In dat geval beoordeelt Apojo vzw of uw belangen en grondrechten of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan die gerechtvaardigde belangen. Alleen als dat niet het geval is, verwerkt Apojo vzw uw persoonsgegevens op grond van de grondslag van de belangenafweging.

In geval de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op de rechtsgrond belangenafweging, zal Apojo vzw u hierover informeren en de relevante gerechtvaardigde belangen vermelden.

8.Welke zijn de gevolgen van niet verstrekken van persoonsgegevens

Apojo vzw zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Apojo vzw verwerkt moeten worden op grond van:

  • een wettelijke of contractuele verplichting en/of; 
  • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken.

Apojo vzw maakt reeds in de vacaturetekst duidelijk welke persoonsgegevens minimaal benodigd zijn om u toe te laten tot de sollicitatieprocedure. Wanneer u deze persoonsgegevens niet (volledig) aanlevert, dan zal u niet tot de procedure worden toegelaten. In iedere fase van de sollicitatieprocedure kan om aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd. Daarbij zal worden toegelicht wat de consequentie is wanneer deze persoonsgegevens niet worden verstrekt. Wanneer Apojo vzw uiteindelijk besluit met u een arbeidsovereenkomst aan te willen gaan, zal eveneens sprake zijn van het verplicht aanleveren van enkele persoonsgegevens om de overeenkomst aan te kunnen gaan.

9.Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard

Je persoonsgegevens worden door Apojo vzw niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de hogervermelde doeleinden waarvoor de gegevens werden verkregen. In het geval van een beslissing je niet aan te werven en mits jouw uitdrukkelijk toestemming, zullen we jouw persoonsgegevens bewaren gedurende een periode van maximum 1 jaar te rekenen vanaf het afsluiten van de selectieprocedure. Dit in het kader van eventuele toekomstige vacatures die mogelijk aansluiten bij jouw profiel. In alle andere gevallen, zullen we in geval van niet aanwerving, de persoonsgegevens niet langer bewaren dan 30 dagen, te rekenen vanaf het afsluiten van de selectieprocedure.

10.Wie ontvangt uw persoonsgegevens

We geven je gegevens niet door aan derden, behalve mogelijk aan ‘verwerkers’, d.w.z. dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van Apojo vzw verwerken (bijvoorbeeld assessment centra of andere partners die betrokken zijn binnen de aanwervingsprocedure).

We garanderen je dat deze verwerkers ook gepaste beveiligingsmaatregelen treffen conform de toepasselijke regelgeving.

Ook in geval van wettelijke verplichtingen is het mogelijk dat jouw gegevens worden doorgegeven.

11.Worden persoonsgegevens doorgegeven naar een derde land buiten de Europese Unie

Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

12.Hoe beveiligen we uw gegevens

Apojo vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of vertrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Zonder volledig te zijn, worden o.a. de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

  • alle personeelsleden die namens Apojo vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding;
  • nodige beveiligingssoftware wordt gebruikt (virus scanner, firewall)
  • back-ups worden aangemaakt;
  • onze personeelsleden worden via bewustmakingscampagnes geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • we hanteren veiligheidsrichtlijnen (wachtwoordbeleid, toegangsbeperking,..);

13.Welke zijn uw rechten

Op grond van de AVG komen u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens toe: -

  • het recht op inzage en kopie;
  • het recht op verbetering;
  • het recht op gegevenswissing; 
  • het recht op beperking van de verwerking;
  • het recht bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • het recht op overdraagbaarheid van gegevens.

Indien u gebruik wil maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de in deze privacyverklaring genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Apojo vzw niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

Binnen een maand nadat Apojo vzw een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van u heeft ontvangen, zal Apojo vzw u informeren. Daarbij zal Apojo vzw aangeven of en hoe aan uw verzoek gevolg gegeven en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan Apojo vzw de reactietermijn van een maand verlengen. Apojo vzw zal in dat geval binnen één maand aan u kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door u is in beginsel kosteloos.

14.Bij wie kan u klacht indienen

Het kan zijn dat u, ondanks de zorgvuldige aanpak van Apojo vzw, een klacht heeft over de wijze waarop Apojo vzw uw persoonsgegevens verwerkt en/of met uw rechten omgaat.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Gelieve je klacht via e-mail of per post te richten aan:

Apojo vzw                                                   
Langdorpsesteenweg 2                                            
3200 Aarschot     

DPO tRede
Tervuursesteenweg 295        
3001 Leuven (Heverlee)

Contactgegevens DPO: dpo@trede.be

U hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

15.Wijziging Privacyverklaring Sollicitanten

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden tijdig aan u bekendgemaakt via de website.

Laatst bijgewerkt: December 2019

Onze vestigingen:

Apojo Wonen

Herseltsesteenweg 35
3200 Aarschot
016 565 675
wonen@apojo.be

Apojo Actief

Poortveldenplein 5
3200 Aarschot
016 565 675
actief@apojo.be

Apojo aan Huis

Langdorpsesteenweg 21
3200 Aarschot
016 572 746
aanhuis@apojo.be
Apojo vzw
Langdorpsesteenweg 2
3200 Aarschot
016 565 675
info@apojo.be
BE 0411.972.262